晋中档案信息（5）晋中市档案局 晋中市档案学会 2002.7.26

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工作通报

晋中市档案局对近两年档案管理达省三级标准的县级机关抽查情况的通报

各县（区、市）上半年档案工作主要情况通报

工作动态
平遥县积极做好国有企业改革档案处置工作

简讯
本市 和顺 左权 榆次区 昔阳 寿阳 介休




晋中市档案局对近两年档案管理达省三级标准
的县级机关抽查情况的通报

    为了提高档案业务指导水平，严把档案工作升级评审验收关，促进档案工作质量的提高，按照今年全市档案工作计划安排，市档案局从 7月 8日至 7月16日分两个检查组对全市11个县（区、市）在2000年和2001年期间验收的机关档案工作定省三级的单位进行了抽查，各县抽查2000年和2001年省三级单位各 1个。这次检查，主要依据《山西省机关档案工作定级升级办法》和《标准》，检查各县（区、市）档案局在评审验收工作中，是否按照《办法》及《标准》所规定的验收程序、方法、验收组的组成及省三级验收标准的掌握等情况，检查达三级标准的单位是否符合标准要求，达标之后档案工作是否得到巩固、提高。

    这次检查，共检查了23个单位，其中20个单位为合格，占87％， 3个单位（昔阳县质量技术监督局、左权县科委、左权县第二幼儿园）为不合格，占13％。

   综合这次检查情况，可归纳为以下三方面特点：

    一、各级领导普遍重视
    在检查中我们了解到，绝大多数县（区、市）档案局在年初收到市档案局关于2002年工作计划后，就对这项工作给予了高度重视，进行了安排部署和积极的准备。有些县（区、市）在市局组织检查前就已对本区域达标单位进行了全面检查，发现问题及时整改。在市局组织的检查中，太谷、祁县、平遥、介休、灵石、昔阳县分管档案工作的副县（市）长参加了工作汇报会，有的县（市）分管领导还陪同检查组一同进行了检查，并认真听取了检查组对本县（市）档案工作的意见和建议。

    二、验收标准掌握准确，档案业务指导水平不断提高
    通过检查可以看出大部分县（区、市）在机关档案工作定省三级的验收程序、方法和标准的掌握上，有了很大的进步，基本做到了验收程序规范、方法得当、标准掌握较严格。通过省三级的验收，使被验收单位建立起一个门类齐全、管理规范、便于利用、促进工作的档案工作体系，同时，我们也看到，各县（区、市）档案业务指导人员的业务指导水平有了明显的提高，在标准的掌握和各项业务工作的开展上，都注重了严格标准，规范指导，注重实效，使业务指导的合格率有了大幅提升。

    三、达标单位档案工作的巩固率提高
在对23个达标单位的检查中可以看出，大多数单位在达标后坚持按照验收标准正常开展了后续工作，各种门类和各种载体的档案及时归档，坚持了日常档案管理的登记和统计工作，编制了检索工具，续编了档案参考资料，案卷质量明显提高，使达标验收时开展的工作基本得到了巩固并有所发展。这些情况，一方面反映出近几年来各县（区、市）档案执法监督检查力度的加大和档案业务指导的深入和经常化；另一方面也反映出各单位通过达标工作，体会到了档案工作给单位工作带来的积极作用，而逐渐成为自觉行为的结果。

    通过检查，也发现了一些问题。
    一是普遍存在材料收集不齐全；全宗卷编制不规范，内容不全；管理性工具（查阅、借阅登记、利用效果反馈、档案总登记簿等）未建立或建立不全，记载不全或无记载；编研材料内容不完整，体例不规范等问题。
    二是有少数单位，只进行了文书立卷和检索工具的简单编制等一些工作，与《标准》所规定的工作项目相比，缺项较多，有明显差距。这样的验收，会造成机关档案工作发展不全面，定升级工作流于形式。
    三是有的县（区、市）在省三级验收的程序、方法和验收组的组成方面未按《山西省机关档案工作定级升级办法》所规定的要求去做，主要表现在：⒈扣分项目不准确，扣分幅度掌握偏差较大；⒉不填写扣分原因；⒊不填写验收结论意见；⒋验收组组成人员不符合要求，有的县（区、市）验收组中没有省级评审员参加验收，有的县（区、市）验收组过分庞大，达到了10人以上，并且非档案行政管理部门的人员占到了多数。

    昔阳县质量技术监督局、左权县科委、左权县第二幼儿园存在问题较多，主要表现为：档案门类归档不全，未实行集中统一管理，全宗卷的建立、编研工作的开展、管理性工具的建立等一些基本工作均未开展，已开展的一些工作与标准要求相比也有一定差距。为此，要求昔阳县和左权县档案局帮助这 3个单位于今年 9月底前完成整改工作，并在整改完成后，写出书面报告送晋中市档案局监督指导科。市档案局将视整改情况进行复查。复查仍不合格者将吊销其省三级证书。

    望各县（区、市）档案局吸取经验和教训，在开展机关档案工作目标管理活动中，严格按照《山西省机关档案工作定级升级办法》和《标准》，认真组织指导和验收，严把质量关，真正使机关档案工作达到标准，促进机关提高档案管理水平。


各县（区、市）上半年档案工作主要情况通报

    今年上半年，我市县级机构改革展开，期间，各县（区、市）档案工作受到不同程度的影响，但各县（区、市）档案局馆的同志坚守工作岗位，努力克服困难，开展各项工作，取得了较好的成绩。现将上半年档案工作主要情况通报如下：

    一、宣传教育工作
    上半年，各县（区、市）通过召开档案工作暨表彰先进会议、撰写档案学术论文、订阅档案报刊、传递档案工作信息、开展档案业务培训、参加各种技能培训，宣传了档案工作，提高了档案人员素质。太谷县、平遥县、介休市、灵石县分别召开了档案工作暨表彰先进会议，在传达省、市档案工作暨表彰先进会议精神和总结安排档案工作的同时，表彰了档案工作中涌现出的先进集体和先进个人，弘扬了先进精神。在今年召开的华北地区第二次档案学术研讨会上，我市有30名作者32篇论文在人事出版社出版的《档案管理新论》一书中公开发表，其中，县市论文占25篇；会议内部交流论文10篇，县市论文占9篇。各县（区、市）普遍加强了档案报刊的订阅工作，多数县市完成了订阅任务。《山西档案》的订阅，其中，平遥县230份、灵石县130份、太谷县125份、榆次区120份，大大超额完成了订阅任务。为了配合全国性的档案法制宣传活动，各县（区、市）共征订《全国档案法制知识竞赛试题中国档案报》专刊840份。同时，各县（区、市）加强了信息工作，及时向省、市报送信息，榆次区、太谷县、平遥县、灵石县、和顺县、昔阳县做得尤为突出。各县（区、市）对基层档案人员情况进行了认真摸底，为档案人员的上岗培训做好了准备。平遥县、灵石县、和顺县还举办了档案业务培训，提高了基层档案人员的业务素质。各县（区、市）档案局馆人员积极参加了人事部门组织的专业技术人员计算机技能考核的培训和考试，增强了运用现代化技术管理档案工作的技能。

    （二）综合档案馆工作
    上半年，各县（区、市）综合档案馆均加强了档案业务基础建设和档案基础设施建设。在档案业务基础建设方面，普遍开展了档案的鉴定、接收和征集、开放、著录以及开发利用工作。太谷县档案馆对11个全宗的档案进行鉴定。今年上半年，随着县市机构改革的展开，各县（区、市）均以党委、政府两办名义下发了在机构改革中加强档案工作的通知，对机构改革期间的档案工作提出了具体要求。各档案馆均加强了对撤销单位的档案接收进馆工作。平遥县档案馆还加强了对改制企业的档案接收进馆工作，现已接收原县招待所、包装印刷公司等单位的档案。太谷县、平遥县、灵石县、左权县加强了特色档案资料的征集工作，太谷县征集了朱总理在太谷检查工作时的照片7张、录像带1盘，灵石县已将国家邮政局5月18日发行的《中国民居－王家大院》特种邮资明信片1套10枚征集进馆，左权县也将5月25日纪念左权将军殉国暨辽县易名左权县六十周年系列纪念券118张和30余块8开版胶版征集进馆，平遥县已做好对第二届国际摄影节档案资料的征集工作。各档案馆对1972年前形成的档案普遍开展了开放划控和编目工作，一些县市已基本完成了此项工作。为了做好民国档案的著录和建立数据库工作，昔阳县档案馆接收了在县公安局保管的敌伪政权档案。昔阳县、榆次区档案馆购置了市局推荐使用的档案管理软件，开始了馆藏档案文件级著录和建立数据库工作，现已分别录入计算机文件级检索条目1万条、3千条。档案的开发利用工作始终是一项非常重要的工作，各档案馆继续做好档案资料的接待查借阅工作，同时开展了档案信息资源的开发工作。在档案基础设施建设方面，各档案馆加强了档案安全保密工作，对馆库安全设施、安全保密制度等进行了认真排查，发现问题及时整改。寿阳县档案馆投入资金1万元，为档案库房更换了耐火顶棚，安装了防盗门窗，改造了老化电线，配备了消防设施，消除了安全隐患。继榆社县新建档案馆之后，今年，祁县新建档案楼已开工；榆次区档案馆也即将搬至政府新办公大楼，已确定档案馆库房为190平方米，并财政拨款12万元用于购置档案密集柜。寿阳县财政拨款2万元添置了12组档案密集柜，为今年县级机构改革中接收档案进馆创造了条件。介休市档案馆也正在购置密集柜，解决库容饱和问题。

    （三）机关、企业、科技事业单位档案工作
    上半年，各县（区、市）在机关、企业、科技事业单位中普遍继续开展了档案工作目标管理工作，介休市、太谷县供电局档案工作目标管理已认定国家二级标准，左权县文化局档案管理已定省三级标准。各县（区、市）档案局重点加强了对机构改革中撤销单位档案工作的监督和指导，在县（区、市）委、政府以两办名义发文之后，立即深入各单位认真指导，及时接收进馆，保证了撤销单位档案的齐全完整和安全。就《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》的贯彻落实，太谷县档案局在县教育局、人武部开展了试点工作。太谷县按系统分工对基层单位的立卷归档工作进行指导，榆次区开展了档案年检工作。昔阳县、平遥县、灵石县档案局对县直单位的档案安全进行了安排，要求做好档案安全自查工作。昔阳县档案局还对部分县直单位进行了档案安全抽查，发现问题立即指出；各单位对检查中发现的问题，及时进行了整改。

    为了完成好今年的工作任务，各县（区、市）档案局馆积极采取措施，有的制定了档案工作岗位责任制，任务到人，责任到人，年终考核，奖惩兑现；有的加强了局馆内部管理，定期学习有关政治理论知识、档案法律法规、档案业务知识，提高了档案人员的综合素质；有的开展机关作风整顿，树立良好的行业作风。平遥县档案局馆在县直机关作风整顿中，大念“学、改、实、创”四字经，全体人员把思想定在争先上，功夫用在学习上，精力花在工作上，基点立在主动上，重点放在创新上，力度加在管理上，决心再创档案工作新佳绩。昔阳县档案局向全县发出了开展“我为十六大添光彩”活动，对档案人员的政治思想、学习、工作等方面提出了要求，促进了档案人员素质的提高和行业风气的改善。在上半年机构改革中，榆次区、太谷县、祁县、平遥县、榆社县档案局的主要负责人进行了调整，新上任的五位局（馆）长信心十足，工作热情很高，在广泛调查研究的基础上，已形成了符合本地实际又富于创新的工作思路。各县（区、市）档案局馆的同志们以饱满的热情和扎实的工作作风投入到实际工作中去，呈现出争先恐后的局面。
　　 　　　　（晋中市档案局）
　





平遥县积极做好国有企业改革档案处置工作

    5月中旬，平遥县就国有企业改制有关问题召开了县长办公会。会议指出，国有企业资产与产权变动档案处置工作是一项极其重要的工作，应列入重要议程。档案行政管理部门应加强国企改革中档案的整理归档和接收进馆工作，确保档案的完整与安全。会后，平遥县档案局（馆）立即组织人员，深入企业开展工作。现已将改制企业平遥县县级机关招待所（1959-2001年）、平遥县包装印刷集团有限公司（1948-1999年）、平遥县蔬菜有限责任公司（1975—1999年）形成的文书、会计等各类档案共8683卷全部接收进馆，妥善保管，及时地防止了档案的流失。
（侯春花 张红琴）




本市

    7月4日至6日，华北地区第二次档案学术研讨会在忻州市召开，会上发表论文233篇。我市30名作者32篇论文（市直7篇、平遥县10篇、灵石县6篇、介休市4篇、和顺县、榆次区、昔阳县、太谷县、左权县各1篇）在人事出版社出版的《档案管理新论》一书公开发表，占全省发表量13.3%；内部交流论文10篇（市直1篇、太谷县7篇、平遥县2篇），占全省发表量13.3%。市档案局局长郭玉凤及论文作者李爱春等8名同志参加了学术研讨会。

（李爱春）

和顺
    和顺县畜牧局为落实好养牛贷款，积极扶持养牛大户，以乡镇、行政村建立了养牛专业户档案，方便了对养牛贷款户的跟踪服务，杜绝了非养牛户的“养牛贷款”。
（高荷芳）

    7月12日，和顺县档案局分两组，对近二年档案工作目标管理定升级的机关档案室进行了复查，发现有的单位没按时归档，查借阅没及时登记，大事记等编研材料未续写等问题，提出整改意见，要求 7月26日以前必须归档完毕，并明确定升级时谁指导谁负责，严格把关，再检查验收。
（高荷芳）

左权
    近日，左权县四大班子领导视察了重点工程的进度、质量及档案管理，现场办公，解决工程中存在的问题，以确保全县重点工程如期完成。
（杨明江）

榆次区
    榆次区总工会在全区范围内下发了《关于平等协商集体合同、劳动争议调解组织、厂务公开三项工作建档的通知》，要求所有企业都要建立平等协商、集体合同档案；企事业单位要建立劳动争议调解组织档案；国有、集体企业及国有集体控股企业、股份合作制企业、企业化管理的事业单位、各中小学均要建立厂务公开、政务公开、校务公开工作档案，非公有制企业也要积极开展厂务公开工作。此次建档工作将作为系统年终考核内容、基层评优评先的依据。
（王永平）

    榆次区档案馆积极利用馆藏资料为社会服务。区档案馆馆藏一本《中华民国统计提要》，该书内容分疆域与地势、政治、经济、文化、交通、邮电、法制、外交等36类目，收录了民国元年（1912）至民国二十二年（1933）间全国各省各项工作的统计数据。区档案馆将该书目录复印寄往全国各地有关部门。目录发出后，有15个省120多个市、县来人来函查询、复印各类数据2000余件，为全国各地编写志书和其他工作提供了珍贵资料。
（王永平）

    榆次区新上任的王建林区长针对新建政府办公大楼竣工和档案馆安置问题，专门同档案馆馆长李再清同志进行研究，拟定在新办公大楼设档案馆库房190平方米，同时拨专款12万元定制了档案密集柜4联20组80节、3联20组60节，解决了综合档案馆的档案进馆以及安全保管的问题。
（郭学忠 王丽 程晋萍）

    榆次区档案馆原有的一台486计算机已经不适应工作的要求，近日，又申请财政拨款1万余元，新购置了一台联想计算机、一台惠普1000打印机和DARMS超越2000文件档案资料管理系统软件，开展了建立档案数据库和档案文件级著录工作，同时为文书立卷归档改革工作的施行奠定了基础。
（郭学忠 王丽 程晋萍）

    榆次区档案局严防因机构改革和人员变动而导致档案发生损毁和流失，依据《档案法》和《山西省档案管理条例》，于6月开始对全区区直机关、企事业单位和10个乡镇、11个街道办事处展开了档案执法检查。

（郭学忠 王丽 程晋萍）

昔阳县
    近日，昔阳县档案局召开了部分重点县直单位分管档案工作的领导会议。这些单位包括档案管理已达标但有滑坡现象的和按要求必须达标的及必须建档的单位。会议要求各单位分管领导按照要求搞好档案管理，该移交的档案按时向县档案馆移交，该建档和该整理的要尽快建立和完善起来。分管档案工作的副县长孔爱科同志到会并作了重要讲话。
（昔阳县档案局）

寿阳县
    寿阳县档案局利用农历五月廿七古庙会，上街开展档案法律法规宣传活动，开办咨询点，散发《档案法》和《山西省档案管理条例》宣传材料，收到了良好的效果。
（侯爱霞）

    近日，寿阳县政府发文，要求县直单位认真做好汛期档案安全保护工作，对本单位档案室进行一次全面的安全检查，发现隐患，立即解决，以确保汛期档案安全。
（侯爱霞）

    近日，寿阳县档案局组织人员，对县农工部、财委、开发局、就业局、体改委等 5个撤并单位的档案进行了整理，移交县档案馆各类档案1359卷，圆满完成了县级机关机构改革撤并单位档案移交接收工作。

（侯爱霞）

介休市
    7月10日，介休市副市长张复英到市档案局馆视察工作，听取了市档案局馆领导汇报工作，查看了档案库房，对档案馆的业务建设和库房设施提出了指导性意见，明确表示，尽快给档案馆配置密集柜。

（尹晓林）