11.老干部局的同志问,如果批复中标注的"附件:提高待遇审批表"与请示中标注的"附件:提高待遇审批表"是同一组表格,这些表格在排序时,应排在批复之后还是请示之后?
答:各级机关的行政审批卷中,可能经常会遇到此类问题。因为,办理审批手续时,往往是申请人、审核机关、审批机关在一张表格上。这就形成了批复中标注的"附件"与请示中的"附件"指的是同一组(份)表格。
关于这些表格在文件材料排序时,应排在批复之后还是请示之后,应视具体情况采取不同的处理方法。
文书立卷时,一般将请示与批复作为两件看待,根据《机关档案工作业务建设规范》的要求,"密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后┈┈"。在这种情况下,上述的表格排在请示之后或批复之后,都不失其合理性。放在批复之后,能够较明确地体现审批结果,更符合文件形成规律,并且各种审批表只有经过最后的审批盖章,才能生效,才具有保存和查考价值,如果附件仅仅是一组(份)审批表,比较适宜这种排法;放在请示之后,更利于保持整套请示文件的系统性,因为,请示的附件除了审批表以外,往往还有其它证明材料,审批表与这些文件排在一起,利于体现请示材料的成套性。如果仅把审批表挑出来,放到批复之后,其它证明材料还在请示之后,反而混乱。
按件进行整理时,根据新颁布的《归档文件整理规则》"来文与复文可为一件"
的规定,关于同一问题的请示可作为其批复的附件看待,这种情况下,表格排在请示之后,便于保持审批程序的原貌。
所以整理文件时,可根据本单位的实际情况,选择合适的排列方法,但无论哪种方法,均须在有关的备考表中加注"关于请示(或批复)的附件在其批复(或请示)之后"的字样,以示说明。(王改娇)