26.新店劳教所档案室的同志问：室藏档案中发现有些发文没有底稿和发文卡是否叫人另外补？

答：不要叫人另外补。档案是原始的历史记录，它是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件材料的转化物，保留着真切的历史标记，如有当事人的亲笔手稿，领导者的亲笔签署，不是事后编写和另外收集的材料，它不同于图书和资料，要特别注重原本、原稿，才能发挥其特有的凭证和参考作用。如果现在补写或补抄，非当时当事人所为，失去了档案的原始性，甚至还会起负面作用，因此不要另外补。

《机关档案工作业务建设规范》规定：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整，对于本单位发文来讲，其印制稿、签发稿（即底稿和发文卡），重要文件的修改稿都要归档。但是由于有些单位文书处理程序不规范或者归档时文件材料收集不齐全，所以造成室藏档案中有些发文没有底稿和发文卡。解决这个问题的办法，第一，加强收集，尽可能从有关部门、有关人员手中将有关的底稿和发文卡收集回来。第二，规范文书处理程序，严格执行《中国共产党机关公处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》，杜绝文件形成中手续不全和归档时有关文件材料不全的现象发生。第三，加强宣传，提高全体人员的档案意识，使有关人员都知道归档时怎样才算齐全完整。    （苗文化）