山西档案/有问有答

33．《山西省机关档案工作目标管理标准》中，要求建立总登记簿，它有什么作用？又该怎样填写？

答：档案总登记簿是全面系统地记录反映档案的收进、移出情况及档案数量变化情况的一种流水登记簿。我们知道，档案室保存的档案是一个变数，每年都会因各个部门移交归档而增加一定量的档案，也有可能因鉴定销毁或移交进馆而减少一些。档案室建立总登记簿，主要是为了便于档案人员掌握各门类档案、室藏档案每年的数量变化情况，以对整体工作进行统筹安排。

因此，填写总登记簿的时间，一般在每年六月份各类档案全部移交完毕后登记一次，如果本年度还进行了鉴定销毁或向有关档案馆移交，则应再登记一次。具体方法，应根据各自的管理需求填写。可按目录本登记得详细一些，也可按大类登记得粗略一些，室藏档案卷数可以每年填一个总数。譬如，下面两种方式均可。

例一：

类目号		类目名称		案卷收进数				移出或销毁档案数						该类目现有档案卷数	室藏档案卷数
				所属年度	收进日期		数量	移出日期		移出原因		数量
1．1		文书档案永久类		2000	2001.6		30							300
1．2		文书档案长期类		2000	2001.6		50							700
1．3		文书档案短期类		2000	2001.6		20							200
2．1		会计档案凭证类		1999	2001.6		130							2000
2．2		会计档案帐簿类		1999	2001.6		18							270
2．3		会计档案报表类		1999	2001.6		2							30
3．1		专业档案A类		2000	2001.6		100							1000
3．2		专业档案B类		2000	2001.6		100							1000
3．3		专业档案C类		2000	2001.6		50							500
3．4		专业档案D类		2000	2001.6		50							500	6500
例二：
类目号	类目名称		案卷收进数			移出或销毁档案数							该类目现有档案卷数		室藏档案卷数
			所属年度	收进日期	数量	移出日期			移出原因		数量
1	文书档案		2000	2001.6	100								1200
2	会计档案		1999	2001.6	150								2300
3	专业档案		2000	2001.6	200								3000		6500

需要注意的是，不少单位档案突击整理完毕后，将所有年度的档案卷数一笔填写，如登记为“文书档案，1985——2000，1200卷”，未能反映出各个年度案卷的变化情况，影响了总登记簿作用的发挥，这种填写方法是不大合适的。

（王改娇）