37.汇编发文汇集时，能不能用复印件？

    答：最好不用复印件。

发文汇集是机关文书处理人员或档案人员，每年将本机关的发文，按文号顺序汇编成册的一种文件汇编。一个机关的发文往往因其内容不同，保管期限不同，立卷归档后可能分散在不同的案卷之中。利用者如果想查阅某个年度某号文件，调阅档案就不太便捷。发文汇集则可将全部发文集中起来，方便机关工作人员按文号查阅。编辑发文汇集时，收集齐全是非常重要的，文件不齐全将会大大降低发文汇集的利用价值。

目前，机关档案工作目标管理标准中要求各单位编辑发文汇集，有些单位由于机构变迁、人员更迭，文件散失严重，短缺较多，在编辑已往年度的发文汇集时，就从档案中复制了大量的文件，再汇编成册。这种做法好不好呢？应该说，它不失为一种补救措施，但如果因复印费用给单位增加了经济负担，就得不偿失了。所以，最好的办法是，各单位在发文时就留出若干份，到年终将一份连同定稿立卷归档，另一份用以发文汇集，便于工作。(王改娇)