山西财政：档案工作晋升省一级

     2001年10月19日，经过山西省档案局的考评认定，山西省财政厅档案工作荣膺省一级标准单位称号。

     山西省财政厅是省政府的组成部门和重要的综合经济管理部门，成立于1949年9月1日。至今已有52年的历史。它们管理全省财政收支、省级预算外资金和财政专户、政府性基金、省级财政社会保障支出、负责外国政府贷款及其他国际金融组织贷款的引进、转贷、管理、监督和项目考察、指导全省会计工作、实施财政监督等。财政职能的综合性、财政工作的全面性、财政部门的历史长久性等，决定了财政厅档案规模大、种类多、内容繁的特性。现有档案15335卷(包括已移交省档案馆的3067卷)，其中：文书档案10873卷，会计档案3451卷，基建档案34卷，设备档案29卷，声像档案129卷(件)，荣誉实物212件，资料607册。

     财政厅的档案工作可用“一跃三化五服务”概括。“一跃”即机关档案管理模式实现了质的飞跃，由原来重保管、重安全向重开发、重利用转变，由数量规模型向质量效益型转变。“三化”即机关档案工作实现了管理有序规范化、库办分离标准化和工作手段现代化。“五服务”即机关档案工作开始面向社会为全省经济建设和社会发展服务；面向财政战线为财政经济工作服务；面向财政干部为提高财政干部素质服务；面向财政厅机关为推动机关建设服务；面向历史发展为后人服务。

     他们的主要做法是：

     一、抓领导、领导抓，把档案管理工作切实摆上机关建设重要议事日程。

    领导重视是做好工作的前提。为了强化厅机关、厅内各处室、厅属各单位对档案工作的组织领导，他们从1998年起组建了档案专门工作机构，健全了档案管理网络，成立了档案鉴定小组，把档案管理的触角深入到每一个基层单位，从而形成了上有分管厅领导，中有牵头协调机构档案室，下有各单位兼职档案管理员的档案工作管理体系。为了落实责任，他们把档案工作纳入各单位的目标责任制之中，严格考核，实施奖惩。为了保证机关档案管理工作实现由仓储保管型向开发利用型转变，厅机关压缩其他方面的支出，抽调一定的力量，给档案工作以必要的人力、财力和物力保障。为了确保各项工作任务顺利完成，厅长原崇信，厅长助理石常明等领导同志在不同场合多次强调，档案工作是机关自身建设的重要内容，它反映和体现着一个单位的综合管理水平和精神文明程度，并多次对档案工作的具体问题作出明确指示；厅办公室的负责人一方面狠抓统筹安排、组织协调、明确分工、督促检查工作，另一方面主动深入档案工作第一线，掌握工作进度，解决工作问题，参与有关工作的研究分析，认真负责地做好各个环节的审核把关工作。所有这些都为档案目标管理工作的顺利实施创造了条件。

     二、强素质，重督导，切实增强全员档案意识。

     为了增强厅机关广大干部职工档案意识和档案业务素质，他们于1999年举办了档案管理业务培训班，邀请省档案局有关专家对厅机关及厅属各单位的100多名干部进行了培训；从1998年至今已派出专职档案人员先后4次参加了省档案局组织的专业培训。为了开创机关与下属单位、上级财政部门与下级财政部门上下联动、整体推进档案工作的新局面，他们通过集中指导、上门指导、会议部署等形式，进一步加强了对机关各处室、厅属各单位及下级财政部门立卷、归档及其他管理工作的监督、指导。如2001年6月份，在全省财政系统办公室主任会议上对全系统的档案管理工作提出了明确要求。目前，他们基本形成了年初下计划，年中书面汇报，年终考核评比的督导机制，档案工作已经成为财政系统加强业务建设的重要内容。

     三、抓基础、保安全，促进档案管理工作现代化。

基础扎实是工作取得成绩的根本保证。档案管理工作也不例外。为了求真务实，他们着重抓了以下“三基”。一是努力提高案卷质量。他们于1999年6月至2000年4月，先后组织20余人次，花费近一年的时间，按照省一级管理要求，对建国50年来省财政厅的上万卷档案进行了全面的整理、分类和编号，初步做到了记录清楚，摆放整齐、管理有序。2000年省直机关机构改革后，他们从厅机关内设处室调整变化较大的实际出发，依据新处室职能，重新制定了各种文件材料的归档范围，重新编制了档案分类方案，并按照新编制的档案分类方案，对案卷进行统一分类、排列、编号。二是大力改善档案工作硬件设施，确保档案的安全完整。2001今年，财政厅在办公用房机关经费都十分紧张的情况下，专门设置了档案人员办公室(兼阅览室)，并对档案库房进行了修缮，按要求更换了照明灯和窗帘。三是加快档案工作现代化步伐。我们购置了计算机、激光打印机、复印机、扫描仪等现代化工作设备，安装使用了档案自动化管理软件，并对近两年文书档案中永久、长期保管的档案实行了全文存贮与检索。

     四、定制度、抓管理，推动档案管理工作迈上规范化轨道。

     没有规矩不成方圆。健全完善的制度体系就等于管理的一半。为此，2001年初，他们从财政工作实际出发，以《档案法》、《档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》为依据，草拟制定并经厅长办公会审议通过了《山西省财政厅文书档案管理暂行办法》、《山西省财政厅基本建设和设备档案管理暂行办法》等8个档案管理制度，从而使财政厅在公务活动中产生的文书、会计、基本建设和设备、声像、荣誉实物等档案、资料实行了集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依；使厅机关档案工作机构的设置更加明确，职责更加清晰；使档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障。这8个制度的建立健全，基本回答了机关档案工作干什么、怎么干的问题，为规范有序科学高效地开展机关档案工作奠定了良好的基础。2001年9月，根据有关规定向省档案馆移交了990卷永久档案。建立了内容齐全的《全宗卷》。内容主要包括：档案分类方案、交接凭证、检查记录、全宗介绍等。所有这一切，都标志着财政厅机关档案工作已经迈入制度化、规范化的管理轨道。

     五、抓开发、促利用，促进机关档案工作更好地发挥经济社会效益。

     存史鉴今，服务改革开放和社会主义现代化建设，是做好档案工作的根本目的。具体到机关档案工作，为本部门所从事的中心工作服务，则是其出发点和归宿。基于这一认识，他们编制了适合档案利用工作需要的三种检索工具，即案卷目录、全引目录、资料目录，共计178册。特别是全引目录的编制，须将1万余卷档案的卷内目录全部复印造册，工作量很大。并开展了档案编研工作。从2000年起上溯到1949年，共收集982件重大事项，汇编了《山西省财政厅大事记》和《山西省财政厅组织沿革》；从2000年起上溯到1950年，收集了63种反映财政工作主要情况的数字图表，形成了《基础数字汇编》；编辑了1997至2000年的《发文汇集》166册，编辑了1998至2001年7月间的反映档案利用效果的《档案利用效果实例汇编》。总数达579万字，为领导科学决策提供了依据，为财政经济工作提供了有效服务。据统计，1998年至2001年，厅档案室共计调卷3618卷次，复印可公开档案1800页，为厅机关及其他有关单位643人次提供了档案利用。（业务指导处供稿）