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2002年12月6日，国家档案局以DA/T22-2000号发布了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），省档案局结合我省档案工作的实际，在充分调查研究和总结试点经验的基础上，以晋档字[2002]16号文件，正式出台了《山西省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》）。
一、《实施细则》更适用于我省机关中实体整理的文书档案，亦适用于企业科技事业单位
《实施细则》明确指出，该标准适用于“山西省各级机关、团体及其他组织”。“在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。它所说的适用范围有以下三个方面的含义：一是省份，二是组织机构的类型，三是档案的种类。
1、适用于本省。《规则》颁发后，国家档案局明确指出，各省可以根据国家推荐的标准制定实施细则。本着国家档案局这一精神，山西省档案局站在本省档案工作的角度，把握《规则》的实质，结合山西省档案工作的实际，本着细化和明确各个环节的操作性的指导思想，制定了《实施细则》。《实施细则》具有较强的地方特色，充分考虑了我省机关档案室各种门类档案统一编号的实际情况，规定了较细的类目编号方法，保持了“卷”、“件”两个阶段的良好衔接。因此说《实施细则》更适用于山西省。
2、适用于机关、团体和其他组织。我省档案室，基本分为机关、企业、科技事业单位三种类型。它们的管理模式在统一领导、统一机构、统一制度等方面是一致的，三者的根本区别在于分类编号所参照的标准不同。企业统一参照执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规定》的分类编号方法，科技事业单位与企业相类似，只是内容上偏重于科研。这种分类编号方法，一级类目的编制主要采用的是职能分类法，把文书档案分为党群、行政、经营管理、生产技术管理四类，并分别赋予一级类目号。机关档案的分类编号，国家虽未作统一规定，但我省1996年就制定了全省统一的机关档案分类编号方案，一级类目分类的方法主要采用门类法，如文书、会计、专业、科技等，文书档案为一个类，只赋予一个一级类目号。《实施细则》就是从我省机关档案管理的现状出发，为顺接过去文书档案的分类编号体系，明确规定了档号的标识方法。《实施细则》的最大特点就是档号编制。因《规则》的归档章未设门类名称或代号，填写时也不再进行项目提示，直接把有关的数字、符号或汉字添入固定栏目，这样，档号构成发生了变化，类目号也无从标识，文书档案的编号游离于全宗内整个编号体系之外。《实施细则》在归档章中增设了类目号，全部用阿拉伯数字标识。
如：以卷整理， 1980-2000年文书档案永久类，类目号的编制如（图表一）
1.1.1
∟1980-2000年
∟永久
∟文书档案
(图表一)
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1.2002.1
∟永久
∟2002年
∟文书档案
(图表二)
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1.2002.1.1
∟永久
∟办公室
∟年度
∟文书档案
(图表三)
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1.2002.01
∟党务
∟年度
∟党群
(图表四)
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现在以“件”整理，如果按年度--保管期限分类，2002年文书永久类的类目号编制如（图表二），标识为1.2002.1
可以看出按“件”整理的分类编号是在原案卷整理分类编号的基础上编制的，它们的一级类目均相同，所不同的是把阶段年度改为年度。这样的标识，不仅利用了原来的编号基础，而且直接用年度作档号标识，一目了然。
如果按年度--组织机构--保管期限分类，其2002年办公室文书档案永久类的类目号编制（如图三），其标识是1.2002.1.1，与上述方法相比，只需再增设组织机构类目，变三级分类为四级分类。
我省的团体和部分企事业单位,档案的分类采用的是机关档案分类法，即文书档案为一类,只给一个一级类目号。因而《实施细则》在指出它的适用组织机构时是这样叙述的:“该标准适用于山西省各级机关、团体及其他组织”。这里所指的团体和组织就是指采用机关档案分类编号方法的企事业单位和社会团体。
3、该标准亦适用于企业、科技事业单位文书档案的管理。企业、科技事业单位一般把文书档案分为党群工作、行政管理、经营管理、科技管理四类。并分别给予01，02，03，04一级类目号。它同样可以参照《实施细则》文书档案的分类编号。如企业党群类2002年党务工作其分类编号如（图表四），其标识为01.2002.01。如此类推。
4、《实施细则》只适用于实体整理的文书档案，科技、会计、声像及其他专门档案按国家有关规定执行。
随着办公室自动化和电子文件的产生，计算机辅助管理中的文件整理由实体整理和虚拟整理两部分组成。《实施细则》提供的只是文件实体整理的一种方法。其实质是文书档案整理方法的改革，核心是简化文书立卷程序，所以它只适用于实体整理的文书档案。非纸质载体档案无法采用《实施细则》中要求的一些整理方法。而载体虽为纸质的其他门类档案，因其本身原有的整理方法就比较简便，所以也没有必要采用此方法。比如会计档案类型单一，形式特殊，凭证、账簿、财务报告及其他类，按其形成时的形式装订，一册即为一卷。科技档案成套性特点显著，围绕一个基建项目形成的底图、蓝图、设计任务书和红头文件等，可以组成一卷或几卷，整理方法简便。其他专门档案也都有其特殊要求，内容特指、形式特殊，用专门的整理方法整理更合适。只有文书档案整理方法烦琐，难度大，因此才根据其特点制定了简化整理的《规则》。总之，《实施细则》只适用于实体整理的文书档案，其他门类的档案如科技档案、会计档案、照片档案仍继续按照国家颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》进行整理。其他专门档案则按照本单位各自的规定执行。
二、必备措施
《实施细则》所倡导的管理方法是一种全新的管理模式，它需要一整套业务建设规范和制度建设以及计算机辅助管理设施与之相匹配。
1、
制度建设
要推行《实施细则》，各单位必须制定本单位《文件材料归档范围与保管期限表》和《文件材料整理与归档办法》。制定《文件材料归档范围与保管期限表》时，应以国家相关规定为依据，结合本单位的职能活动，按门类、按内部机构和档案的载体，制定本机关《文件材料归档范围与保管期限表》，增强针对性和操作性，并将文件材料的形成、积累、归档纳入各部门的工作程序，纳入有关人员的职责范围。同时，还要注意分析研究本单位的主要职能，分析研究维护本机关产权关系和国家利益、集体利益及个人合法权益活动中形成哪些档案文件材料，尽可能地把他们都列入本单位的归档范围。
为顺利贯彻执行《实施细则》，我认为还必须制定本单位的《文件材料整理与归档办法》，这是《实施细则》的关键。无论是制定综合性的《文件材料整理与归档办法》，还是各种门类与载体材料分别制定《文件材料整理与归档办法》，它均应涵盖以下四个方面的内容。
一是整理环节。明确职责与分工，说明哪种材料应由哪些部门，甚至哪些岗位上的人员整理，避免交叉与漏洞。二是分类大纲。强调指出综合档案室的分类大纲及各门类材料的分类方法与代号。三是整理方法。明确划定文书档案与专业档案的界限，使档案人员和文书处理人员知道哪些材料属于文书档案，应按“件”整理，哪些材料属于专业档案应按“卷”整理。四是归档要求。根据国家和专业主管部门的规定，对目录介质与数量、交接手续等做出要求。
2、
必须实施计算机管理
我认为，推行《实施细则》必须与计算机辅助档案管理相匹配。
《规则》及《实施细则》的出台，是文书立卷改革的重大举措，但这是以近年来我国各级机关档案部门计算机应用水平的大幅度提高为基础的。也就是说以件整理是与计算机检索相匹配的。因为按件整理，与“卷”相比，文件的绝对数量增加几倍乃至几十倍，势必大大增加了手工检索的难度。因此要保持文件之间的“有机联系”，实现快捷、高效的单件检索和族性检索，需要通过计算机借助人工智能完成，因此，淡化实体整理是与深化检索相匹配的。如果缺乏计算机辅助管理手段，尚未建立可靠的计算机检索体系，我认为文件整理还是以传统的立卷方法为宜。
贯彻《实施细则》一是须加强档案目录数据库的建设。从数量上来说，由于检索等主要工作依靠计算机完成，全部归档文件目录均需输入计算机。从质量上讲，输入的数量要符合计算机检索的要求，手工目录中的省略用法如单位的简称，会议材料省略会议名称等等习惯做法在输入计算机时都不应采用。为保证同一事由文件一次检出，还应在相关文件之间建立虚拟关联，以保证检索的完整、准确。二是对档案人员提出高要求。它要求档案人员在加强档案实体管理、最大限度地保证文件材料的齐全完整的同时，还必须掌握办公自动化、信息技术等相关知识，熟练地运用计算机完成一系列数据处理任务。并把以“件”整理归档以及档案管理中的其他环节，如收集、鉴定、整理、编目等带有重复性的工作设计在档案计算机管理系统中，凡是档案管理中所需要的，又可能在文件形成时采集到的数据，均在文件形成时采集存储下来，便于档案管理使用，促进文档一体化的实施。
责编：尚云之
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