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                         ——赴上海市考察档案工作的报告

    2001年5月13日至5月17日，由山西省档案局组织的省直机关档案工作考察团一行17人到上海市参观学习。上海之行主要参观了市档案馆和文书立卷改革试点单位长宁区房屋土地管理局档案室。

    一、上海市档案局（馆）情况

    1997年机构改革后，上海市档案局属市政府主管全市档案事业的职能部门，上海市档案馆是市政府所属的集中保管和利用档案信息资源的事业单位。局馆实行一套班子、两块牌子的体制。局馆内设13个处（室、部），下属5个事业单位，总编制255名，其中行政编制84名，事业编制171名。

    上海市档案馆建于1959年12月，新馆于1991年10月落成并投入使用。新馆总建筑面积2万9千平方米，其中库房2万平方米，办公大楼900平方米。库房内配备了集中监控的先进管理设施，包括温湿度自动控制系统、消防自动控制系统和防盗监视控制系统。至2000年底，馆藏已达220万卷，其中历史档案120万卷，现行档案100万卷，已向社会开放74万卷。每年接待中外利用者2000多人次，编撰出版了一大批档案史料和专题档案目录，并平均每年在国外举办一次展览。上海市档案馆的现代化管理已初具规模，档案多媒体全文数据库管理系统和上海公共档案信息网已初步建成，馆内建立了局域网，计算机网络用户100多个，入库数据达160多万条档案目录，近20万幅档案页面，还有一批档案音视频信息。现代化管理手段的运用，大大提高了档案检索效率，同时一批珍贵档案原件得到了有效保护。

    近两年，上海市档案馆进一步加强了收集和利用工作。2000年，中共上海市委办公厅、上海市人民政府办公厅转发了《上海市档案局、上海市档案馆关于征集党和国家领导人有关上海的题词的意见》的通知，上海市档案馆根据文件精神，制定了具体的办法和实施方案，如《关于党和国家领导人有关上海题词的征集范围和征集方法》、《上海市档案馆建立档案征集信息员网络办法》、《上海市档案馆特邀档案征集信息员联谊会条例》、《上海市档案馆征集档案和接受社会档案资料的捐赠办法》，这些文件规定了征集档案的范围、内容和办法，并依靠社会力量逐步建立起全市范围的档案征集网。今年，上海市档案馆准备建立全市档案目录中心，要求凡列入进馆范围的市级机关，应将1979---2000年形成的档案目录整理并输入计算机，定期将软盘报送市档案馆。在利用方面，上海市档案馆每年要办2---3个专题展览，今年将集中力量举办建党八十周年展览，拍摄档案专题片《历史上的第一》和《档案里的故事》，使档案信息产品走向大众化。

    二、文书立卷改革情况

    文书立卷改革工作，上海市着手较早。从九十年代开始，他们先后在市政府办公厅、市委宣传部、宝山钢铁公司、证券公司等十六、七家单位进行了试点。对于“卷”改“件”，上海市档案局采取了比较谨慎的态度，试点单位都是自愿申请，并且文书处理工作相当规范，基本上实行了办公自动化。立卷改革过程中各单位做法也不尽相同。《归档文件整理规则》出台以后，上海市档案局专门成立了《办公自动化条件下文件材料归档及其管理方法研究》课题组，研究小组由上海市档案局科研处牵头，吸收了业务指导处、市委宣传部、杨浦区档案局、石化公司档案馆等来自各个方面的档案工作人员，目前，课题组正在研究提纲，准备材料，加紧制定《归档文件整理实施细则》，准备在推广“文档一体化”软件的基础上，逐步展开“卷”改“件”工作。

    上海市长宁区房屋土地管理局是一个较新的试点单位，实行“卷”改“件”仅仅一年多的时间。他们根据国家档案局文件的精神，结合基层单位的实际情况，在一些细节上的作了调整。如重新界定了“件”的含义，规定关于一个事由的若干份文件为一件,减少了调档与归位的工作量；装订时，对于比较薄的文件，用塑料材质的曲别针固定，比较厚的文件用蜡线缝制；归档文件按年度-----保管期限进行排列、编号、装盒、编目，每盒有盒内文件目录、备考表。经过一年多的实践，他们的体会是，一办公自动化条件下的“卷”改“件”，实体管理利大于弊。其优点是简化了整理方法，节省了库房空间。缺点是不装订的文件易散落、不利于保管。二“卷”改“件”的前提条件是，首先要确保各种状态下，计算机数据库的完整性与准确性；其次要严格保管制度，提高保管人员素质，专人专管，防止档案实体秩序的混乱。

    山西省的文书立卷改革工作，应结合本省经济发展水平比较低，办公自动化进展缓慢的实际情况，先在各个层次、各个类别的机关、企业、事业单位进行试点，开展大量细致的调研工作，积累一些经验，制定出实施细则，逐步推行《归档文件整理规则》。对于一些贫困县区和现代化管理水平低下的单位，可暂不实施“卷”改“件”。同时，档案行政管理部门要站在档案馆的角度，统筹规划，尽可能规范各单位档案现代化管理系统，至少属于同一进馆范围的单位，管理软件要基本一致，以免将来档案馆难以识读不同软、硬件条件下形成的电子目录。

                                                   王 改 娇 2 0 0 1 年 5 月