关于省委机关干部人事档案工作的督察报告

    按照省委组织部的部署，由原省经贸委纪检组长王贵芝、省委组织部赵玉龙、省粮食局张秀珍、省档案局王改娇等4人组成的第一督察小组，自2001年9月10日至9月19日，对省委办公厅等11个单位的干部人事档案工作进行了督察。督察工作程序是听取各单位分管领导汇报、查阅文件记录、召集有关人员座谈、到库房进行实地查看、督察组综合评议并给被检查单位反馈意见。第一督察组的全体成员在王贵芝组长的带领下，主动工作、互相配合、认真负责、严格把关，顺利完成了此次任务。现将督察情况汇总如下：

    一、基本概况。
    根据检查情况，总体上看，多数单位对此次检查作了比较充分的准备，全省干部人事档案目标管理工作会议精神基本得到了贯彻落实，与会人员均向有关负责人作了汇报，各单位加强了对干部人事档案工作组织领导，成立了干部档案领导组，选拔配备了政治素质高、责任心强、品行端正的干部管理档案，建立健全了各项规章制度，增拨经费，改善基础设施，购置符合要求的档案装具，集中人力突击整理，案卷质量基本符合《干部档案整理工作细则》的要求，在干部人事档案的转递和提供利用方面，程序规范，基本能适应工作需要。11个单位中，有8个单位打印了书面汇报材料。省委办公厅、信访局、老干部局、省直工委、纪检委、统战部等6 个单位成立了干部人事档案工作领导组。省委办公厅、省直工委、统战部设有档案专库，做到了“两分开”，所有单位全部使用了铁皮柜，政法委还配了密码柜，老干部局、宣传部则统一存放在综合档案室的密集柜中。省委办公厅、纪检委制度健全，并图版上墙，增强了监督作用。省委纪检委、信访局、省委统战部的案卷整理规范，采用了中组部推荐的最新式的档案装具。目前省委机关11个单位共保存人事档案1788 卷，其中，最多的是省委办公厅，保管633卷，最少的是对台办，共23卷。

    二、主要经验。
    1、完善的管理体制，是作好档案工作的首要条件。领导重视，认识到位，机构健全，制度完善，是做好干部人事档案工作的基础。检查结果表明，省委机关60%的单位都认真落实了组织部会议精神，先后成立了干部人事档案工作领导组，加强了组织领导。省委办公厅把干部档案工作列入党组议事日程，由秘书长亲自分管干部档案工作，定期听取工作汇报，并提出任务和要求。省委统战部的领导把干部人事档案看作是统战工作重要的人才库、资料库、信息库，先后召开了7次会议研究落实干部人事档案工作，使这项工作得以顺利开展。省纪检委很抓了建章立制，先后制定了档案收集、鉴别等八项制度，做到制度上墙，明确责任，强化监督。并按照八项制度和十项职责，建立了《查借阅档案登记》、《短缺材料档案登记》《干部档案统计台帐》等十余种登记簿，真正把制度落到实处。
    2、高素质的干部队伍，是做好档案工作的必要保证。各单位都很重视队伍建设，在选配人事档案管理干部时，注重在政治和业务素质上严格把关，把那些党性强、业务精、作风严谨的同志充实到这一岗位上。省直工委、统战部为了加强档案工作，分别选派了一名具有本科、硕士研究生学历的专业干部负责档案工作，做到专人专管。在注重选拔的同时，不少单位把提高干部档案管理人员的政治和业务素质当作一项经常性的工作来抓，纪检委要求档案人员一要讲学习、讲政治、讲正气，热爱本职工作，具有爱岗敬业精神和良好的职业道德；二要以近年来与档案管理有关的运城姚晓红案、省劳动厅四假干部案为戒，从中汲取教训，加强警示教育。另外，各单位都经常派遣管理人员出外参加有关培训，在提拔使用方面给予足够的关心，纪检委先后三任干部档案管理人员均得到了提拔使用。这些措施，极大地调动了工作人员的积极性，促使档案工作稳步提高。

    3、加强日常管理，逐步走向制度化、规范化、科学化。检查结果显示，一半以上的单位都能严格按照《干部档案工作条例》的规定，从硬件设施和业务建设两方面着手，双管齐下，提高人事档案管理水平，初步实现了制度化、规范化。首先是加大投入，改善基础设施。省委大楼办公拥挤，是人所周知的，各单位依然竭尽全力，解决档案库房问题，省委办公厅、省直工委、省委统战部都设立了干部档案专库，做到了办公室与库房“两分开”，省委老干部局、宣传部的干部档案集中存放在综合档案室的密集架中，库内配备了灭火器、铁门铁窗、温湿度计等必要的保护设施，便于档案的安全保管。纪检委从93年以来，累计投资10余万元，先后四次更新档案柜，购置了两台计算机，为下一步的现代化管理奠定了较好的物质基础。第二是规范工作程序，加强档案管理。干部档案工作是一项基础工作，它直接反映了一个单位干部管理工作的水平。检查中我们发现，内部管理井然有序的单位，都很注重档案工作。他们建立了干部档案登记制度，在利用和传递工作中严格程序，查借阅档案必须经主管领导签字同意，克服了“人情”查档和“关系” 查档，确保档案万无一失。统战部对干部档案的收集与整理，始终坚持四个原则，即及时原则——对应归档的材料不等、不拖，及时归档，避免积存文件；保密原则——在整理中建立严格的责任制，谁整理谁负责，谁经手谁签字，对剔除的材料，严格把关，认真登记，妥善处置，以防泄密；完整、准确的原则——对每一份归档材料，要按照《干部档案整理工作细则》，甄别材料真伪，审核它的签字或盖章的手续是否完备，还注意判定它是否属于干部档案的归档范围，以保证归档材料齐全完整、真实可靠；优质原则——整理时坚持高标准、严要求，分类排序准确合理，编目加工精益求精，目录抄写规范工整，装订达到四边齐，便于保管和利用。省委政法委建立了档案副袋制度，对于平时形成的零散材料，像任免表、奖励登记表等每人装一袋，每过半年再将其整理归档，防止档案的散失。第三是开发档案信息资源，为干部管理工作提供高效服务。干部人事档案工作的最终目的，就是更好地为干部人事工作服务，充分发挥其利用效能。省委办公厅在处级干部竞争上岗时，利用档案资料，将每名干部的知识结构、工作能力、工作业绩等，制成多种表格，输入微机，既满足了组织上的要求，又保护了档案原件的安全。纪检委通过审查干部档案，登记干部履历情况，重新设计了更具使用价值的干部花名册，其中包括学历、原工作单位、调入委机关时间、任同职级时间、任现职时间等项目，为干部的选拔任用提供了参考依据。另外，他们详细登记了老干部工资，在调资工作中，主动召集老干部开会，对照每个人的工资档案和调资文件，变被动解释为主动说明，受到大家的好评。这次检查，我们看到了不少好的典型，他们带有创造性的做法与经验，确实值得其他单位学习与借鉴.

    三、问题与建议。
督察工作中，我们也发现了一些不容忽视的问题，值得警戒。譬如有个别单位的领导对干部人事档案工作的重要性缺乏足够的认识，制度很不健全，干部档案十余年未加整理，存在大量的零散文件，管理非常混乱，甚至出现了涂改、撕毁档案的现象。

    在案卷整理方面还存在一些共性问题，主要有：对干部档案归档范围把握不准，应归档的材料收集不齐全，如党员登记表、提拔干部的考察材料等，不应归档的材料归入干部档案，象干部任命文件、考试答卷、各种奖励证书等；归档材料不准确，签字、盖章手续不完备；分类排序不够准确，编目加工还有待进一步规范。
另外，“六防”措施的落实不到位，管理制度不够完善，现代化管理尚未起步，也是相当普遍的问题，应作为下一步工作的重点。

    在召集有关人员座谈时，大家态度诚恳，积极发言，表现出对干部档案工作的关心，与会人员普遍认为，干部档案比较神秘，一般人从未接触过它，但还是提出了一些建设性的意见，希望对工作有所帮助。主要有：一是干部档案应实行动态管理，及时剔除失去价值的旧材料，补充新材料，把“死档案”变成“活档案”。二是现行干部档案材料中，各种表格所占比例较大，“千人一面”，很难反映出每人的特点，建议有关部门今后在材料的组成方面作些研究。三是督察活动对促动干部人事档案工作是一种很有效的方式，建议组织部门今后加大检查频率。四是组织部门应尽快统一配置干部档案管理软件，以免各单位重复开发，造成人力、物力资源的浪费。

    四、关于各单位的分类意见
    根据检查结果，综合评议、认真研究、反复权衡，我们建议：
纪检委、统战部、省委办公厅、省直工委、信访局划为一类，这些单位可作为目标管理重点培养对象，政法委、老干部局为二类，编制办、对台办、省委宣传部、政策研究室为三类。这些单位的工作有待整改后再作复查。


                                               第 一 督 察 组
                                               2001年9月21日